Dlaczego stosujemy Politykę Prywatności?
Z dniem 25 maja 2018 r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej określane jako „RODO”). RODO wprowadza szereg zmian w zasadach regulujących przetwarzanie danych osobowych, które będą miały wpływ na wiele dziedzin życia, w tym również na charakter kontaktów handlowych pomiędzy Wami a naszą Grupą Kapitałową. W tej informacji przedstawiamy skrót najważniejszych zagadnień i procesów dotyczących przetwarzania Waszych danych osobowych, jakie mogą mieć miejsce po 25 maja 2018 r. w związku z korzystaniem z naszych usług. Niniejsza polityka prywatności wyznacza zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych klientów GK Hollywood i użytkowników naszego serwisu. Będzie nam niezmiernie miło, jeśli poświęcicie kilka minut na zapoznanie się z krótką charakterystyką przedmiotowych zagadnień.

Co to są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?
Dane osobowe – są to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, której dane dotyczą tj. o takiej, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, wizerunek lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Przetwarzanie – jest to operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Czy przetwarzanie danych przez Nas jest bezpieczne?
Przetwarzanie danych osobowych naszych Klientów odbywa się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE /RODO/. W celu należytego zabezpieczenia Państwa danych osobowych, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić właściwy poziom ochrony prywatności i bezpieczeństwa Państwa danych osobowych. Narzędzia, którymi posługujemy się dla zapewnienia ochrony danych osobowych zostały dobrane tak, by zapewnić należytą ochronę przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami prawa.

Kto jest Administratorem danych osobowych?
Administratorem Państwa danych osobowych są następujące Spółki wchodzące w skład Grupy Kapitałowej Hollywood tj.:

• Hollywood S.A.,
• Hollywood Textile Service Sp. z o.o.,
• HTS Baxter Sp. z o.o.,
• HTS Baltica Sp. z o.o.,
• Poltextil Sp. z o.o.,
• Pralnia Hevelius Sp. z o.o.
• HTS Stargard Sp. z o.o.
• HTS Targatz,

które w oparciu o zawarte porozumienie o współadministrowaniu i działając w ramach struktur Grupy Kapitałowej, administrują danymi osobowymi w celu realizacji zawartych z Państwem umów lub w celu prezentowania Państwu kompleksowej oferty w zakresie usług prania i usług wynajmu odzieży i tekstyliów.
Siedziba Spółki głównej tj. Spółki Hollywood S.A. znajduje się w Sierpcu, przy ul. Bojanowskiej 2a. Bezpośrednie dane kontaktowe do pozostałych Spółek z Grupy Kapitałowej dostępne są zawsze na stronach internetowych poszczególnych Spółek (dostępne po kliknięciu w zakładkę „Kontakt”).

Jakie dane osobowe przetwarzamy jako Administratorzy?
Dane osobowe to, zgodnie z RODO, informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku korzystania z naszych usług takimi danymi są np. imiona i nazwiska Waszych pracowników, osób zarządzających, ich adresy e-mail, numery telefonów, informacje o zajmowanym stanowisko, miejscu pracy. Dodatkowo w przypadku kontrahentów przetwarzamy: NIP, REGON, KRS, adres siedziby, numer rachunku bankowego. Natomiast w przypadku kontrahentów wnioskujących o udzielenie limitu kredytowego w Spółkach GK Hollywood, przetwarzamy również dane zawarte w dokumentach finansowych. Dane osobowe mogą być zapisywane w naszych bazach klientów (wersja papierowa i elektroniczna) jak również w plikach cookies lub podobnych technologiach (np. local storage) na naszych stronach i urządzeniach, których używacie podczas korzystania z naszych usług.
W momencie Państwa odwiedzin na naszej stronie internetowej system zapisuje między innymi informacje o stosowanej przez Państwa przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym, adresie strony internetowej, z której zostaliście Państwo przekierowani, datę wizyty na naszej witrynie, a także adres IP przydzielany Państwu przez dostawcę usług internetowych.

Na jakiej podstawie przetwarzamy Wasze dane i jaki jest cel przetwarzania tych danych
Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. RODO przewiduje kilka rodzajów takich podstaw prawnych dla przetwarzania danych. W sytuacji gdy korzystacie lub będziecie korzystać z naszych usług mogą wystąpić, następujące:

• Niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy, której jesteście stroną. Jeśli zawieracie z nami umowę, to możemy przetwarzać Wasze dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy. Bez tego nie było by możliwości zapewnienia Wam usług, a Wy nie moglibyście z nich skorzystać. Przesłanie zapytania ofertowego odczytujemy jako wolę zawarcia umowy z nami, a zgromadzenie informacji potrzebnych do opracowania i przedstawienia oferty uważamy za działania niezbędne przed zawarciem takiej umowy.
• Niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Ta podstawa przetwarzania danych dotyczy przypadków, gdy ich przetwarzanie jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby, co obejmuje między innymi konieczność zapewnienia bezpieczeństwa usługi, dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług i dopasowania ich do Waszych potrzeb, prowadzenie marketingu i promocji naszych usług, jak również stanowi podstawę prawną przetwarzania w przypadku dochodzenia wzajemnych roszczeń i obrony przed roszczeniami.
• Przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej przez Was dobrowolnej zgody. Jest ona potrzebna głównie w przypadku, gdy dostarczamy Wam podstawowe informacje dot. naszej Grupy Kapitałowej i stosownej oferty związanej z świadczonymi przez nas usługami. Dane gromadzone z wykorzystaniem technologii cookies, służące prowadzeniu analiz zachowań na naszej stronie oraz służące do celów marketingowych przetwarzane są również na podstawie dobrowolnej zgody, którą można wycofać w dowolnym momencie.

Podsumowując, Wasze dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w przypadku posiadania przez nas lub inny podmiot przetwarzający, jednej z dopuszczonych przez RODO podstaw prawnych i wyłącznie w celu dostosowanym do danej podstawy, zgodnie z opisem powyżej.

Mając na uwadze, powyższe wprowadzenie, możemy teraz w sposób przejrzysty i czytelny poinformować, że Podstawą prawną przetwarzania Waszych danych jest:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a więc w skrócie, przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej przez Was zgody;
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a więc w skrócie, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a więc w skrócie, przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

Państwa dane zostały pozyskane w wyniku wcześniejszych kontaktów biznesowych, zaś ich podanie miało charakter całkowicie dobrowolny. Spółki pozyskały Państwa dane również podczas zawierania z Państwem umowy oraz w trakcie jej trwania.

Jeżeli jednak nie życzycie sobie Państwo otrzymywać od nas informacji handlowych i promocyjnych możecie w dowolnym momencie wyrazić sprzeciw poprzez wysłanie stosownej informacji mailowej na odpowiedni adres mailowy dostępny w zakładce „Kontakt” na stronie internetowej każdej Spółki.

Komu Administrator udostępnia Państwa dane osobowe?
Spółki wchodzące w skład Grupy Kapitałowej mogą przekazywać dane osobowe następującym osobom, grupom odbiorców dla celów wskazanych w niniejszym dokumencie:

1. Osobom upoważnionym: naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć do nich dostęp w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie użytkownika oraz podjęcia ewentualnych działań w pozostałych celach określonych w niniejszej polityce.
2. Podmiotom, z którymi poszczególne Spółki mają zawartą umowę współpracy w celu realizacji łączącej nas umowy, realizacji obowiązków ciążących na Spółce, a przewidzianych prawem. W szczególności możemy przekazywać Państwa dane osobowe podmiotom takim jak: firmy windykacyjne, podmioty świadczące usługi księgowe i doradcze, dostawcy usług IT, hostingodawcy, firmy świadczące usługi pocztowe i kurierskie, firmy, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług marketingowych oraz firmy świadczące usługi z zakresu obsługi prawnej. Podmioty takie będą zobowiązane na mocy zawartych umów z poszczególnymi Spółkami z Grupy Kapitałowej, do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, technicznych i organizacyjnych, aby chronić dane osobowe oraz przetwarzać je wyłącznie zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez Spółki wchodzące w skład Grupy Kapitałowej.
3. Organom nadzorującym, organom władzy i innym osobom trzecim, w przypadku gdy jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych powyżej oraz wypełnienia obowiązków nałożonych prawem. Dane osobowe mogą być przekazywane organom nadzorującym, sądom i innym organom władzy (np. organom podatkowym i organom ścigania), niezależnym doradcom zewnętrznym (np. audytorom) lub podmiotom świadczącym usługi bankowe.

Grupa Kapitałowa Hollywood zobowiązuje się stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, zarówno techniczne jak i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe. Dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane te są gromadzone, wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, maksymalnie przez okres zabezpieczenia materiałów niezbędnych dla postępowań prawnych (w tym podatkowych) oraz do czasu ewentualnego przedawnienia Państwa roszczeń i poszczególnych Spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej.

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

W przypadku, kiedy przetwarzamy dane ze względu na nasz uzasadniony interes, z którym się nie zgadzacie. Jeśli sprzeciw okaże się zasadny, dane zostaną usunięte.

• sprostowania (poprawienia) danych:

W przypadku, kiedy przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne.

• usunięcia danych (bycia zapomnianym):

Można żądać usunięcia swoich danych osobowych w sytuacjach:
– kiedy została wycofana zgoda, w oparciu o którą przetwarzano dane osobowe;
– kiedy dane nie są niezbędne do celów, dla których zostały zebrane;
– wniesiono sprzeciw wobec przetwarzania danych;
– kiedy dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

• ograniczenia przetwarzania:

Można żądać abyśmy nie przetwarzali określonych danych osobowych (poza ich przechowywaniem), ale nie dokonując całkowitego ich usunięcia.

• dostępu do danych

Prawo pozwala na uzyskanie informacji czy dana Spółka z Grupy Kapitałowej przetwarza dane osobowe, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu i w jakim czasie oraz uzyskania kopii takich danych osobowych.

• przeniesienia danych

Można wystąpić z prośbą o przygotowanie danych, jakie są w posiadaniu danej Spółki z Grupy Kapitałowej w formie ustrukturyzowanej, w formacie powszechnie nadającym się do odczytu maszynowego i/lub poprosić o ich przeniesienie do innego Administratora danych, o ile przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, na podstawie wyrażonej zgody bądź obowiązującej umowy.

• wniesienia skargi

Wniesienie skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2 (kod pocztowy: 00-193 Warszawa), w przypadku gdy zachodzi poważne popełnienie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, które Państwa dotyczą.
W przypadku pytań lub sytuacji gdy chcielibyście Państwo skorzystać z przysługujących praw, lub czujecie, że Wasze dane są źle zabezpieczone, prosimy o bezpośredni kontakt się z nami lub z naszym Inspektorem Ochrony Danych, który został wyznaczony dla każdej Spółki w GK Hollywood tj.: Konrad Matlęga – biuro@mkadministrators.pl

Z poważaniem
Zarząd GK Hollywood